1. Übersicht der Bestellvorschläge
1.1 Erklärung
Die Bestellvorschläge-Übersicht ist Ihr zentraler Ausgangspunkt für die Bestellplanung. Sie konsolidiert den gesamten offenen Beschaffungsbedarf — aus Auftragsunterdeckungen und unterschrittenen Meldebeständen — und gruppiert ihn nach Standort und Lieferant.
Für jeden Eintrag sehen Sie: Standort, Lieferant, Anzahl der Positionen und den summierten Bestellwert. Das gibt Ihnen eine erste Einschätzung von Dringlichkeit und Reihenfolge, bevor Sie einen einzelnen Bestellvorschlag öffnen.
Oberhalb der Liste zeigt die Scopevisio-übliche Vorgangsleiste den Status im Prozessablauf von Auftragseingang bis Rechnungsstellung.
1.2 Navigation
Menüband → Beschaffung → Bestellvorschläge
1.3 Öffnen
Doppelklick auf eine Tabellenzeile öffnet den Detailbereich des Bestellvorschlags. Dort sehen Sie drei Bereiche:
Bereich | Inhalt |
Positionen | Produkte, Mengen und Preise der geplanten Bestellung |
Registerkarte Reservierungen | Welche Aufträge und Bedarfsanforderungen diesen Bestellvorschlag ausgelöst haben — die Deckungsbeziehung ist hier direkt ablesbar |
Registerkarte Produktlieferanten | Lieferantenstammdaten zum jeweiligen Produkt — Einträge können hier geprüft, ergänzt oder korrigiert werden, ohne das Modul zu wechseln |
2. Wie Bestellvorschläge berechnet werden
2.1 Zwei Bedarfsarten
Das System berücksichtigt zwei Quellen, aus denen ein Bestellvorschlag entsteht:
Bedarfsart | Wann entsteht ein Bestellvorschlag? |
Meldebestand unterschritten | Der Ist-Bestand eines Produkts am Standort liegt unter dem hinterlegten Meldebestand. Das System schlägt vor, bis zum Maximalbestand aufzufüllen. |
Auftragsunterdeckung | Ein oder mehrere Aufträge oder Bedarfsanforderungen können mit dem vorhandenen Bestand und offenen Bestellungen nicht vollständig erfüllt werden. Das System schlägt die fehlende Menge zur Bestellung vor. |
Treffen beide Bedarfsarten gleichzeitig auf dasselbe Produkt zu, werden die Mengen addiert.
2.2 Voraussetzungen: Wann erscheint ein Produkt im Bestellvorschlag?
Ein Produkt erscheint nur dann im Bestellvorschlag, wenn beide folgenden Bedingungen erfüllt sind:
• Das Produkt führt eine Basiseinheit.
• Die Produktart ist als reservierbar konfiguriert (Ware, Material, Dienstleistung, Recht).
⚠ Häufige Ursache für fehlende Bestellvorschläge: Wenn für ein Produkt trotz offenem Auftrag kein Bestellvorschlag erscheint, prüfen Sie zuerst: 1. Ist eine Basiseinheit am Produkt hinterlegt? 2. Ist die Produktart als reservierbar eingestellt? 3. Ist ein Standardlieferant am Produkt gepflegt? (ohne Standardlieferant kein Bestellvorschlag) |
2.3 Lieferantenauswahl
Sind für ein Produkt mehrere Lieferanten gepflegt, steuert das System den Bestellvorschlag automatisch auf den als Standard markierten Lieferanten aus. Die Frage „Bei wem bestelle ich heute?“ ist damit aus dem operativen Tagesgeschäft herausgelöst und wird durch die Stammdaten beantwortet.
Den Lieferanten können Sie im Bestellvorschlag vor der Überführung in eine Bestellung manuell wechseln.
3. Bestellvorschlag bearbeiten
3.1 Was geändert werden kann
Vor der Überführung in eine Bestellung können Sie im Bestellvorschlag ändern:
• Mengen einzelner Positionen
• Preise einzelner Positionen
• Den Lieferanten (Wechsel auf einen anderen gepflegten Lieferanten des Produkts)
• Weitere Produkte desselben Lieferanten hinzufügen — sinnvoll zur Konsolidierung von Bestellungen und zur Reduzierung von Frachtkosten
3.2 Gespeicherte Bestellvorschläge werden nicht mehr automatisch aktualisiert
Sobald Sie einen Bestellvorschlag speichern, friert das System ihn ein. Das bedeutet: Neue Aufträge oder geänderte Bestellmengen, die danach entstehen, werden in diesem Bestellvorschlag nicht mehr berücksichtigt. Wenn Sie sichergehen wollen, dass ein Bestellvorschlag den aktuellen Gesamtbedarf abbildet, überführen Sie ihn direkt in eine Bestellung — oder löschen Sie ihn und lassen Sie das System einen neuen erzeugen. |
4. Bestellvorschlag weiterverarbeiten
4.1 In Bestellung überführen
Der Standardweg: Bestellvorschlag prüfen → ggf. anpassen → „In Bestellung überführen“ klicken.
Damit erstellen Sie das rechtlich bindende Bestelldokument. Der Auftrag, der den Bedarf ausgelöst hat, wechselt in der Auftragssteuerung von Rot auf Gelb — das System berücksichtigt die erwartete Lieferung ab diesem Moment bei der Terminberechnung.
4.2 Drucken oder als Datei exportieren
Über die Aktionsbuttons können Sie den Bestellvorschlag auch drucken oder als PDF/Excel exportieren — zum Beispiel um ihn nachrichtlich an einen Lieferanten zu schicken und ein Angebot einzuholen, bevor Sie eine verbindliche Bestellung auslösen.
Hinweis zum Verfahren „Angebot einholen“: Ein eigenständiger Bestellanfrage-Workflow (RFQ) ist im System über Beschaffung → Bestellanfragen verfügbar. Der Export des Bestellvorschlags eignet sich als informeller Weg für einfache Abfragen ohne formales Angebotsverfahren. |
5. Bestellvorschlag verwerfen
5.1 Was passiert beim Löschen
Sie können einen Bestellvorschlag löschen, wenn Sie ihn nicht weiterverarbeiten wollen — zum Beispiel weil Sie den Bedarf auf anderem Weg decken oder weil der Auftrag storniert wurde.
⚠ Solange der zugrunde liegende Bedarf noch besteht (offener Auftrag, unterschrittener Meldebestand), erzeugt das System beim nächsten Planungslauf einen neuen Bestellvorschlag. Ein Bestellvorschlag lässt sich dauerhaft nur dadurch vermeiden, dass der Bedarf selbst wegfällt — durch Stornierung des Auftrags, manuelle Bestandsbuchung oder Anpassung der Bestandsgrenzen am Produkt. |
6. Zusammenspiel mit der Auftragssteuerung
Bestellvorschlag und Auftragssteuerung sind direkt verbunden:
Schritt | Was passiert |
Auftrag erfasst, Bestand reicht nicht | Auftragssteuerung zeigt Rot. System erzeugt automatisch einen Bestellvorschlag. |
Bestellvorschlag in Bestellung überführt | Auftragssteuerung wechselt auf Gelb. Der erwartete Wareneingang wird bei der Lieferterminberechnung berücksichtigt. |
Wareneingang gebucht | Auftragssteuerung wechselt auf Grün. Der Auftrag kann kommissioniert werden. |
Solange ein Bestellvorschlag nicht in eine Bestellung überführt ist, bleibt der Auftrag in der Auftragssteuerung rot — auch wenn der Bestellvorschlag bereits existiert. Erst die Bestellung selbst gilt als zugesagte Deckung.
7. Troubleshooting — Warum erscheint kein Bestellvorschlag?
Eine leere Bestellvorschläge-Liste kann zwei sehr unterschiedliche Ursachen haben:
Situation | Was es bedeutet |
Auftragssteuerung zeigt Grün oder Gelb, keine offenen Bestellvorschläge | Alles ist gedeckt. Bestand und offene Bestellungen reichen für alle Aufträge und Meldebestände. Kein Handlungsbedarf. |
Auftragssteuerung zeigt Rot, aber keine Bestellvorschläge sichtbar | Das System kann für das betroffene Produkt keinen Bestellvorschlag erzeugen. Ursache liegt in den Stammdaten — siehe Checkliste unten. |
7.1 Checkliste: Produkt erscheint nicht im Bestellvorschlag
Prüfen Sie für das betroffene Produkt der Reihe nach:
Prüfpunkt | Wo einstellen |
Basiseinheit hinterlegt? | Produkt → Registerkarte Stammdaten → Basiseinheit. Ohne Basiseinheit kein Bestellvorschlag. |
Produktart als reservierbar konfiguriert? | Produkt → Produktart prüfen. Nur reservierbare Produktarten (Ware, Material, Dienstleistung, Recht) erzeugen Bestellvorschläge. |
Standardlieferant gepflegt? | Produkt → Registerkarte Einkauf → Produktlieferanten. Mindestens ein Lieferant muss als Standard markiert sein. |
Produkt dem richtigen Standort zugeordnet? | Bestellvorschläge werden standortbezogen berechnet. Prüfen Sie, ob Auftrag und Produkt denselben Standort führen. |
7.2 Gespeicherter Bestellvorschlag überdeckt aktuellen Bedarf
Wenn ein Bestellvorschlag für einen Lieferanten bereits existiert und gespeichert wurde, werden neue Bedarfe für denselben Lieferanten nicht als separater Vorschlag ausgegeben — sie sind im bestehenden eingefroren. Öffnen Sie den vorhandenen Bestellvorschlag und prüfen Sie, ob der aktuelle Bedarf dort bereits enthalten ist oder manuell ergänzt werden muss.