Hier hinterlegen Sie, bei welchen Lieferanten Sie ein Produkt beziehen können — mit Preis, Einheit, Lieferzeit und Artikelnummer des Lieferanten. Ohne einen gepflegten Standardlieferanten erzeugt das System keinen Bestellvorschlag für das Produkt. Ohne einen Preis fehlt die Grundlage für die Bestandsbewertung.
1. Produktlieferanten aufrufen
1.1 Erklärung
Jedes Produkt kann mehrere Lieferanteneinträge haben. Für jeden Lieferanten können abweichende Preise, Einheiten, Lieferzeiten und Artikelnummern gepflegt werden. Einer der Einträge wird als Standardlieferant markiert und steuert automatisch Bestellvorschläge und Bestellungen.
1.2 Navigation
Es gibt zwei Wege:
Weg | Pfad |
Am Produkt | Produkt öffnen → Registerkarte Einkauf → Produktlieferanten |
Aus der Produktliste | Beschaffung → Produkte → Produkt markieren → Drei-Punkte-Menü → Produktlieferanten aufrufen |
1.3 Neuen Produktlieferanten anlegen
1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
2. Wählen Sie den Lieferanten aus der Liste Ihrer Kontakte.
3. Befüllen Sie die relevanten Felder (siehe Abschnitt 2).
4. Speichern Sie den Eintrag.
Voraussetzung: Der Lieferant muss im Kontaktmanagement angelegt sein, bevor er hier ausgewählt werden kann. Achten Sie bei der Eingabe darauf, Kontakte einheitlich und konsistent zu führen. |
2. Felder und ihre Bedeutung
Feld | Beschreibung |
Preis pro Liefereinheit | Ihr Einkaufspreis bei diesem Lieferanten in der gewählten Liefereinheit |
Lieferzeit | Lieferzeit in Tagen — wird für die Terminberechnung in der Auftragssteuerung verwendet |
Liefereinheit | Falls abweichend von der Basiseinheit des Produkts (z. B. Palette, Karton) |
Produktnummer Lieferant | Artikelnummer des Lieferanten — kann auf Bestellungen ausgewiesen werden |
Gültigkeitszeitraum | Zeitraum, in dem der Preis gilt — ermöglicht Preishistorisierung |
GTIN/EAN | Falls für diese Liefereinheit oder diesen Lieferanten abweichend |
2.1 Produktnummer des Lieferanten
Die Produktnummer Lieferant kann auf Bestellungen ausgewiesen. Das stellt sicher, dass der Lieferant das richtige Produkt identifiziert — besonders wichtig, wenn Ihre interne Produktnummer von der Bezeichnung des Lieferanten abweicht.
2.2 Gültigkeitszeitraum und Preishistorisierung
Der Gültigkeitszeitraum ermöglicht es, Preise zeitlich zu begrenzen und künftige Preisänderungen bereits im Voraus zu hinterlegen. Das System zieht automatisch den zum Bestelldatum gültigen Preis.
• Alte Bestellungen behalten den zum damaligen Zeitpunkt gültigen Preis.
• Preisänderungen, die erst ab einem künftigen Datum gelten sollen, können bereits heute eingetragen werden.
Damit ist eine vollständige Preishistorie am Produkt abbildbar, ohne ältere Einträge löschen zu müssen.
2.3 Standardlieferant
Kennzeichnen Sie einen Eintrag auf den Produktlieferanten als Standardlieferant. Dieser Eintrag und damit Lieferant und Einheit wird automatisch in Bestellvorschlägen verwendet und auf neue Bestellvorschläge vorbelegt.
Der Standardlieferant-Eintrag ist zeitlich unbeschränkt gültig. Das ist bewusst so gestaltet:
Die Frage, bei welchem Lieferanten routinemäßig bestellt wird, soll nicht im Tagesgeschäft des Bestellvorgangs neu beantwortet werden müssen, sondern einmalig in den Stammdaten um dann den Prozess der Bestellung schnellmöglich gesteuert auszuführen.
Beispiel: Ein Produkt hat drei Lieferanten — einer ist schnell, einer ist günstig, einer ist beides. Der günstige wird als Standardlieferant gesetzt. Bestellvorschläge laufen automatisch auf ihn. Bei einem terminlich engen Auftrag kann im Bestellvorschlag manuell auf den schnellen Lieferanten gewechselt werden — ohne die Stammdaten zu ändern. Das schafft Struktur für das Einkaufsvolumen und ermöglicht Zielvereinbarungen mit dem bevorzugten Lieferanten. |
⚠ Technisch können mehrere Einträge als Standard markiert werden — das sollte vermieden werden. Das System verwendet in diesem Fall den ersten Eintrag. Prüfen Sie bei unerwartetem Verhalten in Bestellvorschlägen, ob versehentlich mehrere Standards gesetzt sind. |
3. Liefereinheit, Einheitenumrechnung und Staffelpreise
3.1 Einheitenumrechnung
Die Liefereinheit beschreibt, in welcher Einheit der Lieferant liefert. Sie kann von der Basiseinheit des Produkts abweichen. Das System rechnet beim Wareneingang automatisch um.
Beispiel: Basiseinheit ist Stück, der Lieferant liefert in Kartons zu 12 Stück. Wird „Karton“ mit Umrechnungsfaktor 12 als Liefereinheit hinterlegt, bucht das System bei einem Wareneingang von 3 Kartons automatisch 36 Stück auf den Bestand.
Mehrere Liefereinheiten für dasselbe Produkt beim selben Lieferanten sind möglich — zum Beispiel Einzelstück und Palette zu unterschiedlichen Preisen.
3.2 Staffelpreise — Abbildung und Einschränkung
Ein natives Staffelpreis-Feature (z. B. ab 15 Stück gilt Preis X) existiert nicht. Staffelpreise lassen sich über eine eigene Liefereinheit abbilden:
• Liefereinheit „15er-Einheit“ mit Umrechnungsfaktor 15 anlegen.
• Den günstigeren Staffelpreis für diese Einheit hinterlegen.
• Bestellvorschläge in dieser Einheit laufen automatisch zum günstigeren Preis.
⚠ Einschränkung: Der günstigere Preis gilt ausschließlich, wenn in der definierten Einheit bestellt wird. Für 16 Stück gibt es keinen automatischen Mischpreis. Das System kennt keine mengenbezogene Preisüberschneidung zwischen Einheiten. Dieser Workaround eignet sich am besten, wenn regelmäßig in fixen Gebündelungen bestellt wird. |
4. Bestandspreis und Lagerbewertung
Der Preis im Produktlieferanten-Eintrag ist nicht nur für Bestellungen relevant — er ist auch die früheste Möglichkeit, den Bestandspreis eines Produkts zu setzen.
Bestandspreis bei erster Speicherung: Sobald ein Produktlieferanten-Eintrag mit Preis zum ersten Mal gespeichert wird, schreibt das System diesen Preis als Bestandspreis auf das Produkt — auch ohne Wareneingang. Das ist besonders relevant bei der Ersteinrichtung: Wenn Sie Produktlieferanten mit Preisen vor der Erstinventur anlegen, ist der Bestandspreis bereits korrekt gesetzt, ohne manuelle Nacharbeit. |
Zeitpunkt | Was passiert mit dem Bestandspreis |
Erster Produktlieferant mit Preis gespeichert | System schreibt den Preis als Bestandspreis — auch ohne Wareneingang |
Wareneingang gebucht | Bestandspreis wird gemäß der Bewertungsmethode der Warengruppe aktualisiert |
Erstinventur | Bestandspreis kann bei der Erstinventur ausnahmsweise manuell überschrieben werden |
Produkte ohne gepflegten Produktlieferanten gehen mit Bestandspreis 0 in die Erstinventur — was zu Bewertungsfehlern im Jahresabschluss führen kann. Importieren Sie Produktlieferanten-Daten deshalb vor der Erstinventur.
Hinweis zu Nachkommastellen: Preise können mit mehreren Nachkommastellen eingegeben werden — relevant bei Produkten mit sehr kleinen Einzelpreisen. Die Darstellung folgt der konfigurierten Nachkommastellen-Einstellung der Gesellschaft.
5. Produktlieferanten per Import anlegen
Für die Ersteinrichtung oder Änderungen an vielen Produkten gleichzeitig empfiehlt sich der Import über OpenScope. Der Import unterstützt alle wesentlichen Felder:
• Lieferant
• Einkaufspreis
• Liefereinheit mit Umrechnungsfaktor
• Produktnummer des Lieferanten
• Hersteller
• Standardlieferant-Kennzeichnung
• Lieferzeit
• Gültigkeitszeitraum
Navigation: OpenScope → Import & Export → Beschaffungsdaten importieren.
Der Import unterscheidet zwischen Auffüllen (bestehende Einträge bleiben, neue werden ergänzt) und Überschreiben (bestehende Einträge werden ersetzt). Wählen Sie abhängig davon, ob Sie Stammdaten initial laden oder nachträglich korrigieren.
Empfehlung für die Ersteinrichtung: 1. Alle Produkte mit Basiseinheit anlegen. 2. Produktlieferanten mit Preisen per Import laden. 3. Erst dann Erstinventur durchführen. So ist der Bestandspreis für alle Produkte bereits korrekt gesetzt, bevor die erste Inventurbuchung erfolgt. |
6. Lieferzeit in Tagen
Die Lieferzeit wird in der Auftragssteuerung für die Berechnung des erwarteten Liefertermins verwendet. Ist keine Lieferzeit hinterlegt, rechnet das System mit 10 Tagen. Eine gepflegte Lieferzeit ist besonders bei Produkten wichtig, bei denen der Kunde einen verbindlichen Liefertermin erwartet.
7. GTIN/EAN
Die GTIN (Global Trade Item Number) bzw. EAN kann pro Produktlieferanten-Eintrag abweichend von der am Produkt hinterlegten GTIN gesetzt werden. Das ist relevant in zwei Fällen:
Erstens, wenn dasselbe Produkt bei verschiedenen Lieferanten unter unterschiedlichen Barcodes geführt wird — etwa weil ein Hersteller für verschiedene Handelskanäle unterschiedliche GTINs vergibt.
Zweitens, wenn die Liefereinheit eine eigene GTIN hat — eine Palette hat typischerweise eine andere GTIN als das Einzelstück. In diesem Fall wird die GTIN am Produktlieferanten-Eintrag der jeweiligen Liefereinheit zugeordnet.
Die GTIN am Produktlieferanten-Eintrag wird beim Wareneingang für die Barcode-Erkennung in Scopevisio 2Go verwendet. Wenn ein Scan beim Wareneingang das Produkt nicht erkennt, lohnt sich als erster Prüfschritt: Ist die GTIN des Lieferanten am richtigen Produktlieferanten-Eintrag hinterlegt?