Was ist ein Wareneingang?
Der Wareneingang dokumentiert die physische Ankunft bestellter Waren oder die Abnahme einer erbrachten Leistung. Er schließt den Bestellprozess auf Lieferseite ab und schafft die Grundlage für die Rechnungsprüfung:
Bestellung → Lieferung → Wareneingang → Lagerbestand erhöht
Mit der Buchung des Wareneingangs erhöht sich der Lagerbestand, die offene Bestellmenge wird reduziert, und der Beleg ist für das Rechnungseingangsbuch verfügbar.
Zwei Startpunkte
Je nach Situation gibt es zwei Wege in den Wareneingang:
Option 1 — Von der Bestellung: Sie öffnen die Bestellung und überführen sie in eine Lieferung. Das System übernimmt automatisch alle Positionen, Mengen und Preise. Geeignet für Volllieferungen, bei denen der Lieferschein des Lieferanten mit der Bestellung übereinstimmt.
Option 2 — Vom Produkt: Sie öffnen Wareneingänge direkt und erfassen Produkte und Mengen manuell. Über den Bestellabgleich ordnen Sie die Positionen anschließend einer oder mehreren Bestellungen zu. Geeignet für Teillieferungen, Rückstandsauflösungen oder Lieferungen, die mehrere Bestellungen betreffen.
Volllieferung
Öffnen Sie die Bestellung über die Suchfelder. Überführen Sie die Bestellung über die entsprechende Aktion in eine Lieferung — das System erzeugt automatisch einen Wareneingang mit allen Positionen der Bestellung. Prüfen Sie Produkte und Mengen gegen den Lieferschein des Lieferanten.
Pflichtfelder vor dem Einbuchen:
Lieferscheinnummer (Liefernummer): Tragen Sie die Lieferscheinnummer des Lieferanten manuell ein. Sie ist Voraussetzung für die automatisierte Rechnungszuordnung und für die Nachvollziehbarkeit im Rechnungseingangsbuch.
Buchungsdatum: In der Regel das heutige Datum.
Nach dem Speichern schließen Sie den Vorgang mit Einbuchen ab. Die Bestellung verschwindet aus der Tabelle der offenen Bestellungen und erscheint in der Wareneingangsübersicht.
Teillieferung
Positionen: Überführen Sie die Bestellung in eine Lieferung, speichern Sie den Vorgang, und entfernen Sie die nicht gelieferten Positionen. Diese bleiben auf der Bestellung als Restmenge erhalten.
Mengen: Überführen Sie die Bestellung in eine Lieferung, speichern Sie den Vorgang, und passen Sie die Mengen auf die tatsächlich gelieferten Werte an. Die Differenz bleibt als offene Restmenge auf der Bestellung.
Bestellabgleich bei Rückständen oder mehreren Bestellungen
Wenn eine Lieferung Rückstände aus mehreren Bestellungen zusammenfasst oder sich nicht eindeutig einer einzelnen Bestellung zuordnen lässt, starten Sie direkt in der Wareneingangsübersicht über Hinzufügen.
Erfassen Sie die Produkte und Mengen so, wie sie der Lieferant dokumentiert hat. Anschließend ordnen Sie jede Position über den Bestellabgleich der zugehörigen Bestellung zu:
Automatische Zuordnung: Scopevisio weist die Position der ältesten offenen Bestellmenge für dieses Produkt zu.
Manuelle Zuordnung: Wenn die automatische Zuordnung nicht passt, wählen Sie aus der Übersicht eine andere Bestellung, die das Produkt noch mit offener Menge führt.
Nach abgeschlossenem Bestellabgleich kehren Sie in den Wareneingang zurück und schließen mit Einbuchen ab.
Unterlieferung und Fehlmengen
Eine Unterlieferung liegt vor, wenn die tatsächlich angelieferte Menge von der auf dem Lieferschein dokumentierten Menge abweicht.
Beispiel: Lieferschein weist 22 Stück aus, angekommen sind 19 Stück — Fehlmenge: 3 Stück.
Empfohlenes Vorgehen: Erfassen Sie den Wareneingang mit 22 Stück (laut Lieferschein), und erzeugen Sie anschließend eine Retoure für die 3 fehlenden Stück zurück an den Lieferanten. Das dokumentiert die Abweichung sauber und sorgt dafür, dass im Rechnungseingangsbuch ein entsprechender Zeileneintrag erscheint.
Kontierung
Die Kontenzuordnung erfolgt automatisch über die Warengruppe des jeweiligen Produkts. Das an der Warengruppe hinterlegte Aufwandskonto wird beim Einbuchen ohne manuellen Eingriff übernommen.
Optional kann der Wareneingang zunächst auf ein zentrales Verrechnungskonto (z. B. „Wareneingang") gebucht werden. Die Verteilung auf die Aufwandskonten erfolgt dann automatisch über die Warengruppen. Diese Variante ist sinnvoll, wenn eine klare buchhalterische Trennung zwischen Waren- und Rechnungseingang gewünscht ist.
Lieferschein als Belegart
Der Lieferschein ist eine eigenständige Belegart im Beschaffungsmodul. Lieferscheine können manuell erfasst oder per OCR-Scan (Hypatos) eingelesen werden — das primäre Erkennungsziel ist die Bestellnummer für die automatische Zuordnung zum Wareneingang.
Öffnen Sie den erfassten Lieferschein im Detailformular und wählen Sie Zuordnen. Das System zeigt offene Wareneingänge zum Lieferanten — bei erkannter Bestellnummer wird der passende Wareneingang direkt vorgeschlagen. Ordnen Sie die Lieferscheinpositionen den Wareneingangspositionen zu und bestätigen Sie.
Wichtig: Der Abgleich ist nur möglich, solange zur referenzierten Bestellung noch kein Wareneingang gebucht wurde.
Zuordnung zur Eingangsrechnung
Die Verknüpfung zwischen Wareneingang und Eingangsrechnung kann manuell oder regelbasiert erfolgen — je nachdem, ob die Rechnung vor oder nach dem Wareneingang eintrifft.
Rechnung trifft nach dem Wareneingang ein (Normalfall)
Der Wareneingang ist gebucht, die Rechnung folgt. Im Rechnungseingangsbuch steht der Button Zuordnen zur Verfügung. Das System prüft anhand von Lieferant und Lieferscheinnummer, ob ein passender Wareneingang vorliegt, und stellt die Verknüpfung automatisch her.
Alternativ kann die Zuordnung beim Rechnungsupload vollautomatisch ausgelöst werden — ohne manuellen Klick. Die Konfiguration erfolgt über Regeln im Rechnungseingangsbuch.
Zuordnung — automatisch
Rechnung trifft vor dem Wareneingang ein
In der Praxis versendet der Lieferant die Rechnung elektronisch, während die Sendung noch auf dem Transportweg ist. Die Rechnung liegt im System vor, der Wareneingang fehlt noch.
Ablauf:
Eingangsrechnung wird erfasst — kein Wareneingang vorhanden, die Regel findet keinen Wareneingang.
Ware trifft ein, Wareneingang wird gebucht
Das System ordnet die Eingangsrechnung automatisch dem gebuchten Wareneingang zu — der manuelle Klick auf Zuordnen entfällt
Die Zuordnung erfolgt zum frühestmöglichen Zeitpunkt: direkt bei der WE-Buchung.
Rechnung trifft nach dem Wareneingang ein
Auch für diesen Fall kann die Zuordnung regelbasiert automatisiert werden.
Einrichtung: Menüband → Stammdaten Beschaffung → Einstellungen
Voraussetzung für alle automatischen Varianten: Lieferant und Lieferscheinnummer müssen bei der Rechnungserfassung erkannt worden sein. Fehlt eines der beiden Felder, greift die automatische Zuordnung nicht — der manuelle Weg über Zuordnen steht weiterhin zur Verfügung.
Die Regelkonfiguration ist im Abschnitt Rechnungseingangsbuch beschrieben.
Wareneingang über die API
Wareneingänge können über die Scopevisio-API angelegt werden, analog zur Bestellungs-API. Das Mapping erfolgt über Lobster, sodass beliebige Eingangsbelege — z. B. DESADV/EDIFACT — automatisiert in Wareneingänge überführt werden können.
Der Wareneingang wird über die Lieferscheinnummer als Volllieferung einer Bestellung geschrieben. Buchungsdatum und Dokumentendatum werden übergeben, rückwirkende Buchungen sind möglich, solange die Buchungsperiode nicht geschlossen ist.
Bei vollständigem Bestellabgleich kann die Buchung automatisch ausgelöst werden. Für nicht vollständig gelieferte Mengen kann automatisch eine Nachbestellung erzeugt werden.
Technische Details finden Sie in der OpenScope-Dokumentation unter Schnittstellen → OpenScope.
Wareneingang mit Scopevisio 2Go
Scopevisio 2Go ist die mobile App für Lagerprozesse. Sie ermöglicht Wareneingang, Kommissionierung und Bestandsprüfung direkt am Wareneingangstor — ohne Desktop-Arbeitsplatz. Die App ist für iOS und Android verfügbar.
Starten Sie über Lagerverwaltung → Wareneingang. Sie sehen offene Bestellungen, die auf Wareneingang warten. Einstieg wahlweise über die Bestellung (alle erwarteten Positionen auf einen Blick) oder direkt über den Barcode-Scan eines Produkts.
Produkte werden per Smartphone-Kamera, externem Scanner oder manueller Suche erfasst. Unterstützte Formate: EAN-13, EAN-8, GTIN, interne Produktnummern. Mengen können einzeln geprüft oder in einem Schritt übernommen werden.
Zum Abschluss: Lieferscheinnummer eintragen, Wareneingang buchen. Das System erhöht den Lagerbestand, aktualisiert die Bestellung und erzeugt den Wareneingangseintrag für die Rechnungsprüfung — identisch zum Desktop-Prozess.
Wie funktioniert die Kontierung beim Wareneingang?
Die Kontenzuordnung erfolgt automatisch über die Warengruppen der Produkte.
Ablauf:
Wareneingang wird gebucht
System liest die Warengruppe jeder Position
Warengruppe enthält das hinterlegte Aufwandskonto
Buchung erfolgt automatisch auf das richtige Konto
Vorteil: Sie müssen Rechnungspositionen nicht manuell lesen, interpretieren, aufteilen und Konten zuordnen. Die Warengruppe am Produkt steuert die Buchung.
Optional: Per Buchungsregel kann der gesamte Wareneingang zunächst auf ein zentrales Verrechnungskonto (z. B. Wareneingang) gebucht werden. Die Verteilung auf die einzelnen Aufwandskonten erfolgt dann automatisch über die Warengruppen.
Was ist der Unterschied zwischen Wareneingang und Eingangsrechnung?
Aspekt | Wareneingang | Eingangsrechnung |
Was wird erfasst? | Die physische Lieferung der Ware oder Abnahme einer Leistung/Recht | Die Rechnung des Lieferanten |
Rechtliche Bedeutung | Übergang von Besitz/Eigentum | Dokumentation der Forderung |
Buchhalterische Wirkung | Erhöht den Lagerbestand, reduziert die offene Menge in Bestellung (Mengenbuchung) | Erfasst die Verbindlichkeit (Wertbuchung) |
Fälligkeit | – | Löst die Zahlungsfrist aus |
Zeitpunkt | Bei Warenannahme | Bei Rechnungseingang |
Grundlage | Bestellung + Lieferschein | Rechnung des Lieferanten |
Prüfung | Stimmt die Lieferung mit der Bestellung überein? Sind die Mengen durch Bestellung gedeckt? | Stimmt die Rechnung mit Bestellung und Lieferung überein? Sind Einzelpreis und Menge korrekt? |
Bestellung → Was wurde bestellt? Wareneingang → Was wurde geliefert? Eingangsrechnung → Was wird berechnet?
Die drei Belege können auf Übereinstimmung geprüft werden (3-Way-Matching).
Welche Berechtigungen brauche ich für den Wareneingang in 2Go?
Ihr Scopevisio-Benutzerkonto benötigt:
Lizenz für Beschaffung
Berechtigung für Wareneingang
Zugriff auf die relevanten Lagerorte
Die Berechtigungen werden in Scopevisio unter Organisation → Administration → Benutzer vergeben.
Was tun bei Problemen?
Problem | Lösung |
Bestellung wird nicht angezeigt | Prüfen Sie den Status – nur offene Bestellungen erscheinen |
Produkt wird beim Scannen nicht erkannt | EAN/Barcode am Produkt prüfen, ggf. manuell suchen |
Lagerort nicht wählbar | Berechtigung für den Lagerort prüfen |
Wareneingang lässt sich nicht buchen | Netzwerkverbindung prüfen, alle Pflichtfelder ausgefüllt? |
Besonderheiten
Der Abgleich ist nur für Bestellungen im Status **offen** möglich — d. h. es darf noch kein Wareneingang zu dieser Bestellung gebucht worden sein. Voraussetzung für die automatische Zuordnung ist die korrekte OCR-Erkennung der Bestellnummer. Die Zuordnung kann vor dem Speichern vollständig geprüft und korrigiert werden.
Wareneingang
Bestellabgleich