Was sind Rechte in Scopevisio?
Ein Recht steuert den Zugriff auf ein Formular oder eine Funktion.
Jedes Recht besitzt eine Ausprägung:
Keine Berechtigung
der Benutzer sieht das Formular nicht.Anzeigen
der Benutzer öffnet das Formular im Lesemodus (Leserecht).Bearbeiten
der Benutzer legt Daten an, ändert und löscht sie.
Die Ausprägung Bearbeiten schließt Anzeigen automatisch ein.
Trotz zugewiesenem Recht zum Bearbeiten werden Daten manchmal in einem nicht editierbaren Zustand angezeigt. Dies liegt nicht am Recht, sondern am jeweiligen Prozessschritt und den Anforderungen (compliance, GoBD-Konformität).
Was ist ein Benutzerprofile in Scopevisio?
Ein Benutzerprofil zeigt alle Rechte einer einzelnen Anwendung (eines Funktionsbereichs, z. B. Finanzen, Beschaffung, HRM) und weist ihnen einen Zustand zu.
Die Zuweisung eines Profil zu einem Benutzer erfolgt immer im Kontext einer konkreten Gesellschaft.
Ein Recht kann gleichzeitig in verschiedenen Anwendungen enthalten sein und damit in auch in unterschiedlichen Benutzerprofilen.
Erhält ein Benutzer ein Recht über mehrere Profile, gilt jeweils die am weitesten gehende Ausprägung.
Beispiel:
Benutzer A erhält in der A-GmbH die Profile "Finanzen – alle Rechte" (Recht Belegarbeitsliste = aus) und "Finanzen – Kreditorenbuchhalter" (Recht Belegarbeitsliste = Bearbeiten).
In der B-GmbH erhält Benutzer A nur das Profile "Finanzen – alle Rechte" (Recht Belegarbeitsliste = aus).
In der A-GmbH kann A die Belegarbeitsliste bearbeiten.
In der B-GmbH kann A die Belegarbeitsliste nicht öffnen.
Was sind Rollen in Scopevisio
Die Zuweisung ist aktuell als Beta-feature “Benutzerrollen-Profile” möglich. Rollen sind anwendungsübergreifend, dadurch müssen einem Nutzer nicht mehr mehrere Benutzerprofile pro Gesellschaft zugewiesen werden.
Rechteprofile
Über Organisation > Administration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte der Benutzer verwalten öffnen Sie die Übersicht der Rechteprofile. Über den Filter auf Anwendungen (1) schränken Sie die Menge ein.
In der Spalte “Anzahl Zuweisungen” sehen, ob ein Profil einer Benutzer/Gesellschaftskombination zugewiesen ist. Profile ohne Zahlenwert sind unbenutzt. Durch Klick auf den Wert (drill-down) sehen Sie die einzelnen Sätze. Wenn noch Zuweisungen existieren, klicken Sie auf den entsprechenden Link, um diese anzuzeigen.
Durch Markieren (Multi-select ist möglich) können den Benutzern die Profile in den jeweiligen Gesellschaften entzogen werden.
Rechteprofile bearbeiten
Mit einem Doppelklick auf einen Tabelleneintrag öffnen Sie das Profil und können sehen, welche einzelnen Rechte in diesem Profil zusammengefasst werden.
In den Spalten Anzeigen und Bearbeiten ist direkt zu erkennen, ob das Profil keine Rechte (1),
nur Leserechte (2) oder Bearbeitungsrechte (3) gewährt.
Rechteprofil hinzufügen
Definieren Sie ein neues Profil inklusive der zugehörigen Zugriffsrechte, in dem Sie ein bestehendes Duplizieren oder klicken Sie auf Hinzufügen.
Ein Rechteprofil bildet nur die Rechte der jeweiligen Funktion ab, es ist nicht möglich ein übergreifendes Profil anzulegen, das z.B. Rechte aus Beschaffung, Reisekosten und Kassen enthält.
Geben Sie in Bezeichnung (1) den Namen des neuen Profils ein, z. B. Buchen.
Bestimmen Sie über das Dropdown-Menü (2) den übergeordneten Funktionsbereich (hier: Finanzen) für das neue Profil. Das neue Profil hat immer alle Rechte des entsprechenden Funktionsbereichs.
Legen Sie zeilenweisen durch Klick auf das Icon für Anzeigen / Bearbeiten fest, welche Ausprägung die Benutzer erhalten sollen.
Klicken Sie in der Spalte Anzeigen (3) auf das Icon, wenn für das Formular Leserechte gelten sollen.
Klicken Sie in der Spalte Bearbeiten (4) auf das Icon, wenn für das Formular Bearbeitungsrechte gelten sollen. Das Recht Bearbeiten schließt das Recht Anzeigen ein.
Über die Checkbox in der obersten Tabellenzeile (5) können Sie mit einem Klick alle Rechte aktivieren oder deaktivieren.
Sichern Sie Ihre Eingaben und schließen Sie das Formular. Das Profil kann jetzt Benutzern zugewiesen werden.
Duplizieren Sie ein vorhandenes Profil und verwenden Sie es als Vorlage für ein neues. Diese Vorgehensweise bietet sich an, wenn Sie ein bestehendes Profil nur punktuell verändern möchten. Markieren Sie in der Übersicht das Profil, das Sie duplizieren wollen und klicken Sie auf Duplizieren. So können Sie z. B das Profil Finanzen - alle Rechte für verschiedene Mitarbeiter des Rechnungswesens anpassen.
Rechteprofile entfernen
Durch Markieren und Entfernen kann ein Rechteprofil gelöscht werden, wenn es nicht verwendet wird. Ggf. müssen die Zuweisungen (s.o.) aufheben.
Es können nur Profile gelöscht werden, die keinem Benutzer mehr zugewiesen sind.
Änderungsprotokoll der Berechtigungen
Änderungen an Benutzerprofilen und an Benutzerzuweisungen werden in einer separaten Tabelle festgehalten. Dieses Protokoll umfasst das Anlegen, Ändern und Löschen von Benutzerprofilen sowie das Zuweisen eines Profils und die Aufhebung einer solchen Zuweisung.
Ein solches Protokoll kann für die Verfahrensdokumentation nach GoBD eine wichtige Grundlage sein.
Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte der Benutzer verwalten und klicken Sie auf Weitere Aktionen (Drei Punkte oben rechts), um die Funktion Änderungshistorie anzeigen zu erreichen.
Benutzern das Profil zuweisen
Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten.
Markieren Sie in der Benutzerübersicht den Benutzer, dem Sie ein neues Profil zuweisen möchten. Klicken Sie auf Bearbeiten.
Klicken Sie in der Gruppe Benutzerprofile auf Hinzufügen (1).
Bestimmen Sie über die Auswahlhilfe die Anwendung, die dem Benutzer zugeordnet werden soll.
Bestimmen Sie über die Auswahlhilfe das Profil, das der Benutzer in der Firma erhalten soll.
Bestimmen Sie über die Auswahlhilfe die Gesellschaft, in der das Recht gelten soll.
Nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben, sind die Änderungen sofort wirksam.
Rechte kopieren
Der Link Rechte von Benutzer kopieren (2, Abbildung oben) gibt Ihnen die Möglichkeit, dieselben Rechte mit wenigen Handgriffen an mehrere Benutzer zu vergeben.
Rechte und Freigaben im Teamwork DMS
Informationen zur Benutzeranlage und -verwaltung erhalten Sie unter nachfolgendem Link: Benutzerverwaltung Teamwork DMS
Weiterführende Informationen zur Freigabe von Dokumenten und Ordnern erhalten Sie hier:: Freigaben in Teamwork