Eine neue Kasse anlegen
Wählen Sie Finanzen > Kassen > Kassenübersicht.
Kasse hinzufügen legt eine neue Kasse an, die der aktuellen Gesellschaft zugeordnet ist.
Die neue Kasse ist als Kachel ohne Kassenbezeichnung zu erkennen.
Kassen müssen nicht zwingend einer Gesellschaft zugeordnet sein. So können Sie auch eine Kasse aufsetzen, die nicht in eine Buchhaltung eingeht - eine Abteilungskasse o. ä.
Die Kassenübersicht - mehrere Kassen
In der Übersicht werden Ihnen alle Kassen angezeigt, für die Sie berechtigt sind.
Jede Kasse wird als Kachel dargestellt mit folgenden Informationen dargestellt.
Die verknüpfte Gesellschaft und das zugewiesene Sachkonto der Finanzbuchhaltung
Der aktuelle Sachkontosaldo des verknüpften Sachkontos zum Abgleich
Die Betragssumme der nicht verbuchten Einträge, also alle Kassenbewegungen, die in der Fibu noch nicht journalisiert wurden.
Den aktuellen Kassenbestand (Saldo nach der letzten Bewegung in der Kasse)
Den Saldo der letzten Zählung mit Datumshinweis (Zählprotokoll).
Als Differenz wird der Unterschied von aktuellem Kassenbestand und Zählprotokoll (physische Aufnahme) ausgegeben. Bei Abschluss eines Kassenblatts mit physischer Aufnahme sollte die Differenz Null sein.
Kassensaldo prüfen
Vorausgesetzt, Sie haben alle Belege vollständig und korrekt erfasst, sollten folgende Prüfungen positiv verlaufen:
Der Sachkontosaldo +/- der Betragssumme der nicht verbuchten Einträge sollte exakt mit dem Saldo des Kassenblatts übereinstimmen.
Öffnen Sie über Bewegung eingeben das Kassenblatt und nutzen Kassensturz durchführen. Das Ergebnis des Zählprotokolls sollte exakt mit dem Saldo des Kassenblatts übereinstimmen.
Kassen einrichten - Kasseneinstellungen
Klicken Sie der Kassenkachel auf Einstellungen.
Geben Sie eine passende Bezeichnung für Ihre Kasse ein.
Verbinden Sie die Kasse mit einer Gesellschaft. Stellen Sie keine Verbindung her, haben Sie ein allein stehendes Kassenbuch ohne weitere Integration.
Die Verknüpfung mit einem Sachkonto der Finanzbuchhaltung steht Ihnen nach dem Verbinden mit Gesellschaft zur Verfügung.
Bestimmen Sie die Kassenart.
Barkasse bedeutet, dass Scopevisio auf einen positiven Saldo prüft.
Bei Verrechnungskonto sind auch negative Salden erlaubt.
So können Sie z. B. Kreditkarten abbilden.
Geben Sie die Periodizität des Kassenblattabschluss vor.
Empfehlenswert ist es, die Periode so groß zu bemessen, dass ein Kassenblatt spätestens nach 20 oder 25 Kassenbuchzeilen abgeschlossen wird.Stellen Sie ihre präferierte Datumsvorbelegung ein.
Unterbinden Sie auf Wunsch in der Zukunft liegende Datumswerte.
Die Belegnummern können automatisch hochgezählt werden.
Spätestens zum Monatsende sollten Sie das Kassenblatt abschließen, um eine periodengerechte Berücksichtigung in der Finanzbuchhaltung zu gewährleisten.
Die Plausibilität der Datumswerte, die Belegnummernabfolge und die physikalische Kontrolle des Kassenbestands durch Zählen sind wichtige Voraussetzungen für die GoBD-Konformität des Kassenbuchs.
Weitere Einstellung des Kassenbuchs
Die Punkte “Stornierte Buchungen exportieren”, “Belegung Belegfeld 1” und “Belegung Belegfeld 2” betreffen ausschließlich den Export per DATEV RDS 1.0.
Verbinden Sie die Kasse mit einer Teamwork-Sammlung und hinterlegen Sie dort die Kassenbelege.
Bei der Erfassung der Kassenbewegungen können die Belege von dort per Klick zugeordnet werden.
Belege, die bereits zugeordnet wurden, werden für die Zuordnung aus der Kasse heraus ausgeblendet, so dass die Menge überschaubar bleibt.
Mit dem Filter „Kassenbezug“ in Teamwork können einer Kasse zugeordnete Dokumente angezeigt werden.
Dimensionen in Kassenbewegungen
Legen Sie die Anzeige und die Pflichterfassung für Dimensionen fest. Dies kann von den Parametern gemäß Controlling abweichen, den im Kassenbuch können Sie eine Bewegung ohne Angabe eines Sachkontos erfassen.
Wiederkehrende Bewegungsarten
Für regelmäßig auftretende Geschäftsvorfälle in Ihrer Kasse können Sie Wiederkehrende Bewegungsart definieren. Über Hinzufügen bzw. Bearbeiten gelangen Sie in das Formular Geschäftsvorfall bearbeiten.
Vergeben Sie zuerst eine sprechende Bezeichnung. Über die Bezeichnung wählen Sie den Geschäftsvorfall in der Kassenbucherfassung aus, der Name sollte also auch anderen Kollegen und Kolleginnen verständlich sein.
Durch die Vorbelegung von Ein- oder Ausgabe schränken Sie die Betragsfelder bei der Erfassung ein und verhindern Fehlerfassungen.
Die weiteren Daten wie Sachkonto und Steuerschlüssel müssen im Rahmen der Kassenbucherfassung nicht angezeigt werden, trotzdem werden Sie mit gespeichert und automatisieren später die Buchung. Gegebenenfalls können Sie den Steuerschlüssel aufgrund der Vorgaben des Sachkontenstamms nicht ändern.
Für einen Quittungsdruck auf Basis des Geschäftsvorfalls können Sie den Steuersatz ausweisen, der sich aus dem Steuerschlüssel ableitet.
Zu guter Letzt können Sie die Zuweisung auf Kontakte beschränken, die die Rolle Kunde und/oder Debitor bzw. Lieferant und/oder Kreditor haben.
Berechtigungen für Kassen
Sie können einer Kasse Profile zuweisen, sind ist dann nur für Nutzer mit diesen Profilen sichtbar.
Im Standard ist dies das Profil Kassen - alle Rechte. Sie können jedoch bestimmen, dass die Kasse auch Benutzern mit anderen Profilen angezeigt wird. So können Sie das Profil Kassen - alle Rechte kopieren und die Kopie rechtmäßig einschränken. Weiterführendes erfahren Sie hier zu Rechteprofilen.
Wählen Sie in der Kassenübersicht den Link Berechtigungen um Änderungen vorzunehmen.
Über die Buttons Hinzufügen und Entfernen können Sie die Berechtigungseinstellung auf andere Profile ausweiten oder wieder einschränken.