Direktbestellung aus Auftrag
1. Konzept
Im Standardprozess führt der Weg von Ihrem Auftrag zur Bestellung beim Lieferanten über den Bestellvorschlag. Diese Trennung ist nicht zufällig: Vertrieb erstellt Aufträge, Einkauf entscheidet anhand des Bestellvorschlags, ob, wann und bei wem beschafft wird — getrennte Rollen, klare Übergabe. Wo diese Trennung organisatorisch nicht greift — kleinere Teams ohne dedizierten Einkauf, Projektpositionen mit klarer Lieferantenwahl, Auftragsfertigung mit einer verantwortlichen Person — können Sie eine Bestellung direkt aus dem Auftrag erzeugen.
Die Direktbestellung ist neben Bestellanfrage und Bestellvorschlag ein eigenständiger Weg, der in einer Bestellung mündet. Sie ersetzt den Bestellvorschlag für die betroffenen Positionen; der reguläre Bestellvorschlags-Workflow bleibt für alle anderen Bestände und Aufträge unverändert.
2. Voraussetzungen und Aufruf
Damit der Button zur Direktbestellung im Auftrag erscheint, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: die Beschaffungslizenz ist aktiv, und der angemeldete Nutzer verfügt über das Recht zur Erstellung von Bestellungen.
Öffnen Sie den Auftrag, aus dem die Bestellung erzeugt werden soll. Im Auftragsformular erscheint der Button in Bestellung überführen. Ein Klick auf den Button startet die Direktbestellung.
3. Was übernommen wird
Scopevisio übernimmt aus dem Auftrag in die neu erzeugte Bestellung:
die Projektnummer des Auftrags,
alle Auftragspositionen mit Produkten, Mengen und Einheiten,
den Lieferanten — vorgeschlagen aus den Stammdaten der Produktlieferanten, manuell überschreibbar.
Kundendaten werden nicht übernommen, weil sich die Bestellung an den Lieferanten richtet, nicht an den Kunden. Der Bezug zum auslösenden Auftrag bleibt über die Projektnummer und die Reservierung gewahrt.
4. Wirkung auf den Auftrag
Mit Auslösen der Direktbestellung gilt die Reservierung des Auftrags für die übernommenen Positionen als erfüllt. Ein zusätzlicher Bestellvorschlag wird für diese Positionen nicht mehr erzeugt — der reguläre Bestellvorschlags-Workflow überspringt sie, weil ihr Bedarf bereits durch die Direktbestellung gedeckt ist.
Auftragspositionen, die nicht in eine Direktbestellung überführt wurden, durchlaufen weiterhin den regulären Workflow über Bestellvorschlag oder Bestellanfrage.
5. Mehrere Direktbestellungen pro Auftrag
Pro Auftrag lassen sich mehrere Direktbestellungen auslösen — etwa wenn Positionen auf verschiedene Lieferanten aufgeteilt oder in Teilmengen beschafft werden sollen. Bei jeder Direktbestellung wählen Sie die einzubeziehenden Positionen und den Lieferanten erneut.
6. Abgrenzung zu anderen Bestellwegen
Die Direktbestellung ist eine von vier Wegen, eine Bestellung in Scopevisio zu erzeugen:
Direktbestellung aus Auftrag — schnellster Weg, geeignet bei klarer Lieferantenwahl und ohne Rolltrennung zwischen Vertrieb und Einkauf.
Bestellvorschlag — systemgenerierter Vorschlag auf Basis von Bedarfen, Beständen und Mindestbeständen; Standardweg in Organisationen mit dediziertem Einkauf.
Bestellanfrage — unverbindliche Vorab-Anfrage beim Lieferanten, bevor verbindlich bestellt wird.
Manuelle Bestellung — Anlage ohne vorgelagerten Prozess, etwa für ad-hoc-Beschaffung ohne Auftragsbezug.
Wichtiger Hinweis: Die Direktbestellung greift ausschließlich auf den Auftrag zu, aus dem sie ausgelöst wurde. Der reguläre Bestellvorschlags-Workflow wird dadurch nicht deaktiviert — er wirkt für alle anderen Aufträge und Bedarfe unverändert weiter.