Was ist eine Bestellanfrage?
Eine Bestellanfrage ist ein optionaler Prozessschritt in der Beschaffung. Sie nutzen sie, um die Kommunikation mit einem oder mehreren Lieferanten zu strukturieren und zu dokumentieren — bevor eine verbindliche Bestellung ausgelöst wird.
Typische Anwendungsfälle:
Preisbestätigung für ein bekanntes Produkt bei einem bestehenden Lieferanten
Formelle Ausschreibung: Preis, Produktdetails, Lieferantenartikelnummer und Lieferzeit von mehreren Lieferanten einholen und vergleichen
1. Bestellanfrage erstellen
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Option 1 — Manuelle Erstellung: Bestellanfrage frei und von Grund auf neu erstellen. Geeignet, wenn kein Bestellvorschlag vorliegt oder die Anfrage unabhängig vom aktuellen Systembedarf erfolgt.
Option 2 — Aus Bestellvorschlag überführen: Das System übernimmt alle Informationen aus dem Bestellvorschlag in die Bestellanfrage. Geeignet, wenn Sie vor der verbindlichen Bestellung noch ein Angebot einholen wollen.
Für dasselbe Produkt können mehrere Bestellanfragen an verschiedene Lieferanten erstellt werden — für den direkten Angebotsvergleich.
2. Rückmeldedatum
Sie können der Bestellanfrage ein Rückmeldedatum hinzufügen. Dieses signalisiert dem Lieferanten, bis wann seine Antwort erwartet wird.
Wenn in den Einstellungen die automatische Bereinigung nach Ablauf aktiviert ist, entfernt das System Bestellanfragen nach Überschreitung des Rückmeldedatums. Prüfen Sie diese Einstellung, bevor Sie mit Bestellanfragen arbeiten — damit keine Vorgänge unbeabsichtigt verloren gehen.
3. Lieferantenangebot hochladen und verarbeiten
3.1 Dokument hochladen
Bestellanfrage öffnen
Reiter „Angebot hochladen" wählen
Angebotsdokument des Lieferanten hochladen
Das Dokument erscheint auf der rechten Seite des Formulars
3.2 OCR-Verarbeitung
Das System liest das hochgeladene Angebot per OCR aus und extrahiert die Positionsinformationen. Die ausgelesenen Daten erscheinen auf der linken Seite des Formulars.
Für die Produkterkennung nutzt das System GTIN, Produktnummer oder Lieferantenartikelnummer. Wird ein Produkt nicht automatisch erkannt, kann die Zuordnung manuell vorgenommen werden.
3.3 Angebotsdaten verwenden
In der Ansicht haben Sie direkten Zugriff auf die Stammdaten des Produktlieferanten. Wer Preis, Lieferzeit oder Lieferantenartikelnummer auf Basis des Angebots aktualisieren möchte, kann das direkt hier tun — es ist kein Modulwechsel nötig.
Das Übertragen der Angebotsdaten in eine Bestellung ist ein bewusster, separater Schritt: Sie entscheiden, welches Angebot Sie annehmen, und überführen dieses dann in eine verbindliche Bestellung.
4. Zusammenspiel mit Bestellvorschlag und Bestellung
Bestellanfrage ist kein Pflichtschritt im Prozess — der direkte Weg vom Bestellvorschlag zur Bestellung bleibt immer möglich. Die Bestellanfrage ergänzt den Prozess dort, wo ein Angebotsverfahren sinnvoll oder intern vorgeschrieben ist.
Der vollständige Ablauf mit Bestellanfrage:
Bestellvorschlag → Bestellanfrage erstellen → Angebot einholen → Angebot hochladen und prüfen → In Bestellung überführen → Wareneingang → Eingangsrechnung