Abrechnungsbelege drucken
Um sich den erzeugten Beleg anzusehen, sollten sie ihn zunächst drucken. Das Buchen einer Rechnung ohne Rechnungsdruck ist nicht möglich. Sie können aus dem Rechnungsformular über den Multi-Button (1) den Druck starten.
Drucken erzeugt dabei eine (PDF-) Datei gem. der Standardeinstellung für die Gesellschaft oder falls abweichend gem. des Feldes Rechnungsart in der Debitorenrolle. Ein PDF wird dabei mit dem Anzeigeprogramm gemäß Ihren Betriebssystem -Einstellungen geöffnet. Ein direkter Druck auf Papier erfolgt nicht.
Bei der PDF-Erstellung wird das zugewiesene Standard Beleglayout berücksichtigt, aber auch die Regeln für Beleglayouts und Textbausteine.
Festschreiben / Wasserzeichen:
Wenn Sie in den Abrechnungseinstellungen die Funktion “Festschreiben” aktiviert haben, werden die PDF noch nicht festgeschriebener Rechnungen mit einem “Entwurfs-Wasserzeichen” gedruckt.XRechnungen drucken
Wenn das gewünschte Rechnungsformat XRechnung ist, kommen Sie über Drucken zunächst in den Speichern-Dialog der XML-Datei. Im Reiter Dokumente findet sich aber als PDF eine “Info-Datei”, die bei der Buchung als Belegdatei mitgegeben wird. Die Info-PDF ist abhängig von den Abrechnungseinstellungen.
Die gedruckten Belege werden im Reiter Dokumente abgelegt.
Abrechnungsbelege versenden
Über die Schaltfläche Versenden kann der Beleg mit begleitenden Dokumente versandt werden. Wurde bisher per Drucken noch kein Beleg erzeugt, so passiert dies nun.
Es öffnet sich ein neues Formularfenster. Die absendende E-Mail-Adresse wird in den E-Mail-Server Einstellungen gesellschaftsweit vorbelegt. Die Empfänger E-Mail-Adresse bestimmt sich aus dem Kundenkontakt (E-Mail-Adresse geschäftlich) oder gem. dem Feature “Erweiterte E-Mail-Adressen) auf Basis des Belegtyps. Je nach Abrechnungseinstellung wird auch der auf Kundenseite genannte Ansprechpartner berücksichtigt. In jedem Fall sind die Adressen vor Versand sichtbar und editierbar.
Für Betreff und E-Mail-Body können Textbausteine verwendet werden. In der Zeile Anhänge wird die erzeugte Datei dargestellt. Sollen zusätzliche Dokumente versandt werden, ist dies über das “+” Zeichen oder das Teamwork-Icon möglich.
Durch Klick auf Versenden erfolgt die Übermittlung der E-Mail. Die Felder “Letztes Versanddatum” und “Letzter E-Mail-Empfänger” sind nun in der jeweiligen Belegübersicht gefüllt. Im Reiter Ereignisse wird der Versand aufgeführt.
Möglichkeiten zum Massenversand von Rechnungen bietet die Funktion “Rechnungsversand”.
Abrechnungsbelege buchen
Abrechnungsbelege (Rechnungen, Korrekturrechnungen) können direkt aus der Abrechnung gebucht werden, da alle relevanten Daten vorliegen. Steuerschlüssel und Erlöskonten können im Reiter “Positionen” zur Kontrolle eingeblendet werden.
Beachten Sie vor dem Buchen auch die Hinweiszeile, dass für den Kunden noch keine Debitorenrolle mit Konto existiert. Falls Sie dies ignorieren, erfolgt eine Buchung gegen das CpD-Konto (Kunden A-Z).
Der Button Buchen im Abrechnungsobjekt ist erst aktiv, wenn der Beleg gedruckt wurde. Je nach Einstellung muss der Beleg auch festgeschrieben sein. Dieses direkte Buchen kann auch der Übersicht der Rechnungen oder Korrekturrechnungen erfolgen, wobei es möglich ist, per Multi-Select mehrere Zeilen zu wählen (oder alle mit STRG+A).
Soll die Buchung nicht direkt erfolgen, kann auch das Buchen über die Belegarbeitsliste erfolgen. Entsprechende Einstellungen können Sie in den Abrechnungseinstellung vornehmen.
Damit die Belege in der Belegarbeitsliste zu sehen sind, können dort in den Einstellungen die Filter für “Scopevisio Ausgangsrechnungen” eingestellt werden.