Kontakte
Der Bereich Kontakte zeigt Ihre Scopevisio-Kontakte. Öffnen Sie ihn über die Kachel Kontakte auf der Startseite.
Ansicht
Oben eine Info-Zeile zur geöffneten E-Mail (Absender und Anzahl der Anhänge).
Ein Zähler zeigt „Anzahl Kontakte: N".
Jede Kontaktkarte zeigt: Symbol (Person oder Firma), Name, Telefonnummer, E-Mail und Adresse. Fehlende Angaben werden mit Platzhaltern wie „Keine Telefonnummer vorhanden" dargestellt.
Tipp
Ein Doppelklick auf eine Zeile innerhalb einer Karte kopiert deren Text in die Zwischenablage („Wert wurde kopiert.").
Suchen
Geben Sie einen Suchbegriff ein und bestätigen Sie mit dem Lupensymbol oder Enter. Mehrere durch Leerzeichen getrennte Begriffe werden als UND-Suche über Vor- und Nachname ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle). Bei 0 Treffern erscheint „Keine Treffer."
Aktionen pro Kontakt (beim Lesen einer E-Mail)
Wählen Sie zuerst eine Kontaktkarte aus. Danach sind in der Aktionsleiste folgende Aktionen verfügbar:
Neu – öffnet die Maske Neuen Kontakt anlegen (siehe 7.2).
Dateianhänge dem Kontakt zuordnen – die Anhänge der geöffneten E-Mail werden dem Kontakt zugeordnet. Führt zur Anhang-Auswahl (siehe 11.4). Erfordert Teamwork-Zugriff.
E-Mail dem Kontakt zuordnen – ordnet die geöffnete E-Mail dem Kontakt zu (Meldung „Bitte warten …", dann „Kontakt wurde zugeordnet."). Erfordert Teamwork-Zugriff.
Neue Mail – öffnet in Outlook ein neues E-Mail-Formular, adressiert an die E-Mail-Adresse des Kontakts, mit vorbereiteter Anrede (z. B. „Hallo Herr Müller,"; bei Firmen „Sehr geehrte Damen und Herren,").
Ohne Teamwork-Zugriff sind die Zuordnungs-Aktionen deaktiviert. Es erscheint der Hinweis „Für diese Gesellschaft kein Upload möglich, weil Sie keinen Zugriff auf Teamwork haben." Sind an der E-Mail keine Anhänge vorhanden, erscheint bei der Anhang-Zuordnung „Es ist kein Dateianhang vorhanden."
Neuen Kontakt anlegen
Über den Button Neu in der Kontaktliste öffnen Sie das Formular zum Anlegen eines neuen Kontakts. Am oberen Rand steht ein Zurück-Pfeil, in der Aktionsleiste die Buttons Zurücksetzen und Speichern.
Abschnitt „Personendaten" (immer sichtbar):
Kontaktart* (Pflichtfeld, Auswahlliste; Vorbelegung Person). Bei Auswahl einer Firma/eines Kontos wird das Anrede-Feld deaktiviert.
Anrede (Auswahlliste: Herr, Frau, Eheleute, Familie …).
Vorname.
Nachname/Gesellschaft* (Pflichtfeld).
Arbeitgeber – mit Autovervollständigung: Beim Tippen werden passende Firmen aus Scopevisio vorgeschlagen.
Abschnitt „Adresse" (aufklappbar): Straße/Hausnummer, PLZ, Ort, Land.
Abschnitt „Kommunikation" (aufklappbar): Telefon, Mobiltelefon, Telefax, E-Mail. Darunter:
„Absender-E-Mail von offener E-Mail übernehmen" – füllt das E-Mail-Feld automatisch mit der Absenderadresse der geöffneten E-Mail.
Am Formularende:
„Offene E-Mail dem Kontakt zuordnen" – ordnet die geöffnete E-Mail dem neuen Kontakt zu, sobald dieser gespeichert wird.
Speichern:
Fehlt ein Pflichtfeld (Kontaktart oder Nachname), werden diese rot markiert; es erscheint „Mit Stern gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder!".
Ohne aktivierte Zuordnungs-Option: Kontakt wird angelegt, Meldung „Neuen Kontakt wurde angelegt.", dann Rücksprung.
Mit aktivierter Zuordnung: Kontakt wird angelegt, danach wird die geöffnete E-Mail hochgeladen und zugeordnet.
Zurücksetzen leert das Formular und stellt die Vorbelegung Person wieder her.